UoUSP Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych

Pracownik, jak i zatrudniony na podstawie umowy cywilnoprawnej może zawrzeć z przedsiębiorcą umowę o używaniu jego prywatnego pojazdu dla celów służbowych. Podobnie takie używanie dopuszczalne jest w przypadku samochodu stanowiącego prywatny majątek przedsiębiorcy.

W przypadku prywatnego samochodu przedsiębiorcy nie ma obowiązku zawierania z sobą samym umowy o używaniu takiego pojazdu. Możliwe jest jednak, by przedsiębiorca korzystał z cudzego pojazdu, np. swoich najbliższych krewnych. Do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej nie zalicza się wydatków z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Możliwe jest jednak rozliczanie w pełni kosztów używania samochodu innego niż osobowy lub pojazdu wykorzystywanego na podstawie umowy leasingu.

W przypadku używania pojazdu pracownika, zwolnione z podatku pozostają po stronie pracownika kwoty wypłacane w związku z odbywaniem podróży służbowej własnym środkiem transportu (do wysokości limitu przejechanych kilometrów). W jazdach lokalnych zwolnienie takie obowiązuje wyłącznie w przypadku niektórych zawodów (leśnik, listonosz) – w kwocie przyznanego ryczałtu lub na podstawie przemnożenia ilości przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr.

Odpowiednio do kosztów podatkowych nie zalicza się wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności:

• w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
• w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.
  
  Szybki i praktyczny – Kalkulator kilometrówka na e-pity.pl pozwoli Ci wyliczyć koszty w zależności od pojemności pojazdu oraz przebytego dystansu.