RNDO Raport z naruszenia ochrony danych (RODO)

Na administratora danych osobowych nałożono obowiązek dokumentacji wszelkich naruszeń ochrony danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, ich skutków oraz podjętych działań zaradczych. Dokumentacja musi być tak prowadzona, aby pozwolić organowi nadzorczemu weryfikowanie przestrzegania ochrony danych a jednocześnie kontroli zaradczej. W celu całościowego wykonania nałożonych obowiązków, Administrator powinien posiadać:
rejestr naruszeń ochrony danych osobowych,
osobno dla każdego zdarzenia - raport z naruszenia ochrony danych osobowych. 
Raport powinien być sporządzony przed zawiadomieniem organu nadzorczego o zaistniałym zdarzeniu. W efekcie jego wystąpienia, administrator bez zbędnej zwłoki – w miarę możliwości, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia – zgłasza je organowi nadzorczemu właściwemu, chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Do zgłoszenia przekazanego organowi nadzorczemu po upływie 72 godzin dołącza się wyjaśnienie przyczyn opóźnienia. Natomiast jeśli doszło do powierzenia danych podmiotowi przetwarzającego przez administratora danych, to po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych ten ostatni bez zbędnej zwłoki zgłasza je administratorowi, który również obowiązany jest dokonać zawiadomienia organu nadzorczego.
Sporządzony raport powinien wskazywać posiadane informacje o zdarzeniu, podjęte działania i formy zaradcze. Raport sporządzić należy na chwilę jego przedstawienia organowi nadzorczemu – może się zatem zdarzyć, że przedstawiony będzie on w stanie niepełnym, niezbędne będzie jego późniejsze uzupełnienie. 
Za naruszenie ochrony danych osobowych rodzące obowiązek ich notyfikacji do organu nadzoru uznaje się naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych. Zdarzenia, które nie prowadzą do tego rodzaju zdarzeń, nie muszą być wskazywane w ewidencji naruszeń oraz nie trzeba z nich przygotowywać raportu (np. błąd w przekazanych informacjach na rzecz osoby, której dane są przetwarzane). 
 

Wzory druków przygotowane przez firmę PHAROS.