Zaświadczenie o zgłoszeniu do obowiązkowych ubezpieczeń wydawane jest na żądanie/wniosek ubezpieczonego - przez terenową jednostkę organizacyjną ZUS właściwą dla miejsca zamieszkania ubezpieczonego.
Wniosek powinien być złożony w formie pisemnej (lub zgłoszony do protokołu), przy czym powinien on zawierać wszystkie dane niezbędne do jego rozpatrzenia, tj. dane identyfikacyjne ubezpieczonego (nazwisko, imię pierwsze, numery PESEL i NIP, a w przypadku braku numeru PESEL i/lub NIP - serię i numer dowodu osobistego lub paszportu), dane adresowe ubezpieczonego, treść wniosku (prośbę o wydanie zaświadczenia ze wskazaniem za jaki okres) oraz cel zaświadczenia (interes prawny w urzędowym potwierdzeniu zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego).
Jeżeli wniosek dotyczy wydania zaświadczenia o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego ubezpieczonego i członka/członków jego rodziny lub tylko o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego członka/członków rodziny ubezpieczonego - we wniosku powinny być podane także dane członka/członków rodziny (nazwisko, imię pierwsze, numery PESEL i NIP, a w przypadku braku numeru PESEL i/lub NIP - seria i numer dowodu osobistego lub paszportu, oraz data urodzenia i stopień pokrewieństwa z ubezpieczonym).
Ponadto wskazane jest podanie we wniosku danych identyfikacyjnych płatnika składek/płatników składek, który/którzy zobowiązany/zobowiązani był/byli dokonać zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego za dany okres/dane okresy.
We wniosku, ubezpieczony może także określić sposób w jaki chciałby mieć przekazane zaświadczenie (drogą pocztową, odbiór osobisty, drogą elektroniczną), z tym, że możliwość przekazania zaświadczenia drogą elektroniczną istnieje tylko w przypadku, gdy wniosek o wydanie zaświadczenia został złożony elektronicznie (tj. poprzez Elektroniczny Urząd Podawczy, z wykorzystaniem formularza ZUS - EWZ).