Formularz E 123 wydawany jest w sytuacji gdy osoba jest pracownikiem najemnym lub prowadzi działalność na własny rachunek, która uległa wypadkowi przy pracy lub zapadła na chorobę zawodową i:
przebywa czasowo na terytorium innego państwa członkowskiego, poza państwem właściwym do finansowania kosztów świadczeń zdrowotnych z tytułu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej (art. 55.1.a.i rozporządzenia nr 1408/71 w zw. z art. 62 rozporządzenia nr 574/72);
po uzyskaniu prawa do świadczeń udzielanych na rachunek instytucji właściwej, uzyska zgodę instytucji na powrót na terytorium państwa członkowskiego, w którym zamieszkuje albo na przeniesienie swojego miejsca zamieszkania do innego państwa członkowskiego (art. 55.1.b.i rozporządzenia nr 1408/71 w zw. z art. 63 rozporządzenia nr 574/72);
instytucja udzieliła zgody na udanie się na terytorium innego państwa członkowskiego, w celu uzyskania zabiegów leczniczych, właściwych w stanie jej zdrowia (art. 55.1.c.i rozporządzenia nr 1408/71 w zw. z art. 63 rozporządzenia nr 574/72);
zamieszkuje na terytorium innego państwa członkowskiego niż państwo właściwe (art. 52.a rozporządzenia nr 1408/71 w zw. z art. 60 rozporządzenia nr 574/72);
jest pracownikiem przygranicznym, tzn. osobą pracująca w Polsce, gdzie jest ubezpieczona, a mieszkającą w innym graniczącym z polską państwie członkowskim, do którego powraca codziennie lub przynajmniej raz w tygodniu;
jest pracownikiem sezonowym, tzn. osobą stale zamieszkującą na terytorium jednego państwa członkowskiego, a w Polsce wykonującą na rzecz polskiego pracodawcy pracę o charakterze sezonowym (pracę, której okres wykonywania nie przekracza 8 miesięcy i która zależna jest od następstw pór roku i powtarza się cyklicznie);