tytuł prawny władania nieruchomością, na której rosną wskazane do usunięcia drzewa/krzewy (np. kserokopia aktu notarialnego, wypisu z ksiąg wieczystych lub podanie numeru księgi wieczystej, umowa dzierżawy, umowa użytkowania wieczystego)
zgoda właściciela nieruchomości j.w. - gdy posiadacz nieruchomości nie jest jej właścicielem
wszelkie dokumenty poświadczające zasadność żądań (np. pozwolenie na budowę wraz z zatwierdzonym projektem budowlanym, gdy podstawą usunięcia zieleni jest planowana inwestycja; opinie techniczne nt. stanu technicznego obiektów budowlanych, którym drzewa zagrażają lub stanu drzew; plany sytuacyjne z naniesionym przebiegiem przyłączy, jeśli drzewa są powodem dewastacji tych urządzeń; specjalistyczne opinie i ekspertyzy poświadczające zasadność żądań odnośnie możliwości zwolnienia z opłat na podstawie wskazywanych przepisów szczegółowych cyt. ustawy itp.)
Obowiązek uzyskania zezwolenia na usuniecie drzew lub krzewów nie dotyczy drzew lub krzewów, których wiek nie przekracza 10 lat, oraz drzew owocowych.
Wydanie zezwolenia na usunięcie drzew oraz krzewów może być uzależnione od przesadzenia drzew lub krzewów w miejsce wskazane przez wydającego zezwolenie albo zastąpienie ich innymi drzewami lub krzewami, w liczbie nie mniejszej niż liczba usuwanych drzew lub krzewów (art. 83 ust. 3 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o ochronie przyrody).
Organ właściwy do wydania zezwolenia na usunięcie drzew lub krzewów odracza, na okres 3 lat od dnia wydania zezwolenia, termin uiszczenia opłaty za ich usunięcie, jeżeli zezwolenie przewiduje przesadzenie ich w inne miejsce lub zastąpienia innymi drzewami lub krzewami (art. 84 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o ochronie przyrody).
Jeżeli przesadzone albo posadzone w zamian drzewa lub krzewy zachowały żywotność po upływie 3 lat od dnia ich przesadzenia lub posadzenia lub nie zachowały żywotności z przyczyn niezależnych od posiadacza nieruchomości, należność z tytułu ustalonej opłaty za usunięcie drzew lub krzewów podlega umorzeniu przez organ właściwy do naliczania opłat (art. 84 ust. 5 cyt. ustawy).
Za usuwanie drzew lub krzewów bez wymaganego zezwolenia, zniszczenie terenów zieleni albo drzew lub krzewów spowodowane niewłaściwym wykonywaniem robót ziemnych lub wykorzystaniem sprzętu mechanicznego albo urządzeń technicznych oraz zastosowaniem środków chemicznych w sposób szkodliwy dla roślinności, a także za zniszczenie spowodowane niewłaściwą pielęgnacją terenów zieleni, zadrzewień, drzew lub krzewów - prezydent miasta wymierza administracyjna karę pieniężną (art. 88 ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o ochronie przyrody).
Zezwolenie na usunięcie drzew lub krzewów z terenu nieruchomości wpisanej do rejestru zabytków wydaje wojewódzki konserwator zabytków (art. 83 ust. 2 ustawy z dnia 16.04.2004 r. o ochronie przyrody - Dz. U. Nr 92, poz. 880 z późn. zm.).