Z ksiąg stanu cywilnego wydaje się odpisy zupełne, skrócone i wielojęzyczne aktu stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu).
Akta stanu cywilnego sporządzane są ze względu na miejsce zdarzenia (urodzenie, małżeństwo, zgon), a nie ze względu na miejsce zamieszkania.
Odpis zupełny stanowi dosłowne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego wraz ze wszystkimi wzmiankami dodatkowymi; treść przypisków podaje się jedynie na wniosek osoby zainteresowanej.
Odpis zupełny niezbędny jest tylko w niektórych sprawach rozpatrywanych w postępowaniu sądowym, takich jak:
ustalenie ojcostwa,
sprostowanie aktu stanu cywilnego,
ustalenie nieistnienia małżeństwa,
unieważnienie uznania,
unieważnienie aktu stanu cywilnego stwierdzającego zdarzenie niezgodne z prawdą lub zawierającego uchybienie zmniejszające jego moc dowodową.
W odpisie skróconym aktu stanu cywilnego podaje się jego treść, z uwzględnieniem treści wzmianek dodatkowych oraz z pominięciem wyrazów, ustępów i zdań skreślonych.
Odpisy wydaje się na wniosek:
Sądu lub innego organu państwowego.
Osoby, której stan cywilny został w akcie stwierdzony.
Odpisy aktów stanu cywilnego mogą być również wydane na wniosek innych osób, niż wyżej wymienione, które wykażą w tym interes prawny, oraz na wniosek organizacji społecznej, jeżeli jest to uzasadnione celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny.
W celu uzyskania odpisu aktu stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu) należy złożyć stosowny wniosek wraz z wymaganymi załącznikami.