RW i RZ stanowią podstawowe dokumenty magazynowe rozchodowe. O ile RZ dotyczy przekazania materiałów i towarów przyjętych na magazyn kontrahentowi (z reguły klientowi płacącemu za towar), to RW dotyczy sytuacji wydania towarów i materiałów na własne potrzeby podmiotu prowadzącego magazyn.
Dokument RW nie posiada określonych danych nabywcy – otrzymującego towar lub materiał, gdyż wykorzystuje go sprzedawca dla własnych celów (towar schodzi z magazynu bez jednoczesnego uzyskania przychodu z tego tytułu).
Typowymi przykładami wykorzystania dokumentu RW są:
• na potrzeby własne,
• w czasie inwentury – niedobory,
• w czasie tworzenia innych towarów – braki, niedobór,
• w czasie procesu produkcji – jako element niezbędny do wykonywania innych towarów lub usług.
Dokument rozchodu powinien być podpisywany przez pracownika odpowiedzialnego za wykorzystanie lub przekazanie towaru dla określonych celów. Dokumenty przyjęcia na magazyn oraz wydań łącznie stanowią podstawę prawidłowego prowadzenia magazynu jednostki oraz stanowią podstawę do sporządzenia inwentaryzacji (spisu z natury) na koniec roku lub na inny wybrany dzień wskazany przez jednostkę.