PoPSR (archiwalny) Prośba o potwierdzenie stanów rozrachunków

Czynność potwierdzenia stanów wzajemnych rozrachunków inicjowana jest przez wierzyciela i zobowiązuje dłużnika do odpowiedzi w formie potwierdzenia zgodności wskazanych sald lub wskazania niezgodności i wartości kwestionowanych, a także podnoszonych przyczyn niezgodności. Potwierdzenie stanu kont prawidłowo uzupełnione i podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania jest podstawą uznania długu i stanowi podstawę do powództwa cywilnego ze strony wierzyciela.

Potwierdzenie stanów rozrachunków stanowi jedną z obowiązkowych metod inwentaryzacji majątku jednostki, która odbywać się powinna na ostatni dzień każdego roku obrotowego. W zależności od rodzaju majątku podlegającego spisowi różnicowana jest częstotliwość prowadzonych czynności oraz metody ustalania stanu składników majątku.

Prośba o potwierdzenie stanu sald, a także i odpowiedź przekazane mogą być zarówno w formie dokumentu pisemnego – przesłanego pocztą listem poleconym z potwierdzeniem odbioru, jak i w formie elektronicznej. 

W zależności od reakcji kontrahenta, wierzyciel występujący z wnioskiem o potwierdzenie stanu rozrachunków:

• może uzyskać potwierdzenie zgodności stanu kont ze stanem stwierdzanym przez kontrahenta,
• uzyskać może informację o kwestionowaniu wierzytelności wskazanych w piśmie – co spowoduje u niego obowiązek porównania danych z ksiąg rachunkowych z dokumentami źródłowymi, powództwami oraz kwotami kwestionowanymi  i weryfikację ich  realnej wartości; na kwoty wątpliwe do egzekucji należy dokonać odpisu aktualizacyjnego,
• może nie uzyskać potwierdzenia inwentaryzacyjnego w efekcie czego inwentaryzacji należności dokonać należy w  drodze  porównania danych ksiąg rachunkowych z dokumentami źródłowymi oraz weryfikacji realnej wartości tych należności.