R-SS Zgoda na ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych

Dopuszczalnym jest wykorzystywanie pojazdu prywatnego pracownika lub osoby nie będącej pracownikiem dla celów prowadzonej działalności gospodarczej. Zwrot wydatków na eksploatację takiego pojazdu odbywać się może zarówno na zasadzie ryczałtu wypłacanego pracownikowi, jak również zgodnie z zasadą odpłatności za poszczególny kilometr przejechany autem. W niektórych przypadkach dopuszczalne jest podatkowa optymalizacja takiego wykorzystywania pojazdu w jazdach lokalnych. 

Zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym pozostaje zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych:

• jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo
• do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, 
• jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.

W efekcie ryczałt wypłacany pracownikom inni niż np. pocztowcy, leśniczy pozostaje opodatkowany i należy pobrać zaliczkę na podatek. Jeżeli natomiast rozliczenie odbywa się na zasadzie kilometrówki możliwe jest zwolnienie z opodatkowania.

W zakresie składek na ubezpieczenie społeczne, zwolnione ze składek są zwroty kosztów używania w jazdach lokalnych przez pracowników, dla potrzeb pracodawcy, pojazdów niebędących własnością pracodawcy - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 km przebiegu pojazdu - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany przez pracownika w ewidencji przebiegu pojazdu, prowadzonej przez niego według zasad określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zatem również ryczałty na jazdy lokalne nie zmuszają do pobierania tych składek.